Administrasi

ADMINISTRASI, KESEKRETARIATAN, DAN KEUANGAN

“Administrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama (White)”

Dalam arti sempit: berasal dari kata Administratie (bhs. BELANDA ), yang meliputi kegiatan: catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dsb, yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). Dengan demikian tata usaha adalah bagian kecil kegiatan dari Administrasi.

Dalam arti luas: berasal dari kata Administration (bhs. INGGRIS);

a)    Leonard D.White: Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar dan kecil.

b)   H.A Simon: Administrasi adalah kegiatan dari kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama.

c)  William H. Newman: Administrasi adalah bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan atas usaha-usaha kelompok individu, terhadap tercapainya tujuan bersama.

Dengan memperhatikan penjelasan tersebut di atas maka dapat diketahui bahwa:

CIRI-CIRI ADMINISTRASI adalah sebagai berikut:

a). Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih)

b). Adanya kerjasama dari kelompok tersebut

c). Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan

d). Adanya tujuan kelompok

Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu pengertian Administrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.

Beberapa pokok pikiran dalam Administrasi Kesekretariatan antara lain :

1. Rangkaian Penataan

Ciri yang membedakan kegiatan administrasi umumnya dengan aktivitas lainnya yang dilakukan sekelompok       orang. Ketatausahaan merupakan proses penyelenggaraan dan penyediaan keterangan adalah wujud rangkaian dari beberapa kegiatan dan tidak mungkin bersifat tunggal. Adapun bentuk-bentuk pola penataan, yaitu

1. Merencanakan (Planning)
2. Menyusun (Arranging)
3. Menghimpun (Collecting)
4. Mencatat (Recording)
5. Mengolah (Processing)
6. Mengendalikan (Controlling)
7. Mengirim (Transfering)
8. Menyimpan (Filing)

2. Sekelompok Orang (Organisasi)

Merupakan unsur terpenting dalam kehidupan administrasi kesekretariatan khususnya dan organisasi pada umumnya. Berupa kumpulan sumber daya manusia dengan jumlah minimal dua orang dan maksimal tidak terbatas.

3. Usaha Kerjasama

Adalah upaya bersama yang dilakukan sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk suatu maksud tertentu dan tidak akan berhasil apabila hanya dilakukan oleh satu orang saja. Didalam usaha kerjasama ini akan tampak suatu hierarki organisasi, perencanaan program dan arah kebijakan yang jelas.

4. Orientasi Tujuan

Yang dimaksud dengan tujuan dalam administrasi kesekretariatan adalah orientasi dengan perbuatan-perbuatan nyata untuk memenuhi pencapaian target yang diperjuangkan bersama, berupa kebutuhan rohani dalam pemberian jasa dan kebutuhan jasmani (kualitas output).

Dengan demikian tampak jelas bahwa Administrasi Kesekretariatan tidak hanya sekedar pekerjaan membuat, mengirim dan menyimpan surat-surat saja. Akan tetapi lebih dari itu yang meliputi segenap proses penyelenggaraan, penataan dan penyusunan pekerjaan yang menunjang kehidupan organisasi untuk mencapai suatu tujuan.

 

Dari pokok-pokok pikiran tersebut, maka dapat digambarkan proses penerapan Administrasi Kesekretariatan, yakni sebagai berikut :

TUJUAN

Pelaksanaan Administrasi Kesekretariatan memiliki tujuan antara lain :

1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.
2. Mengamankan rahasia organisasi.
3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.

FUNGSI

Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :

1.      Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.

2.      Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.

3.      Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi

4.      Sebagai alat komunikasi organisasi.

5.      Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.

6.      Sentral teknologi transfer informasi.

7.      Sebagai pusat dokumentasi atau master file.

RUANG LINGKUP

Secara sederhana, maka dapat dijabarkan ruang lingkup umum kegiatan administrasi kesekretariatan adalah meliputi :

1.      Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan tugas pekerjaan surat-menyurat yang meliputi perencanaan, pembuatan, penerimaan, pencatatan, pengolahan, pendisposisian, pendistribusian, dan penyimpanan surat.

2.      Menyelenggarakan tata hubungan komunikasi secara internal maupun eksternal organisasi dengan tetap berada dalam satu kesatuan komando.

3.      Menyelenggarakan dan mengatur pertemuan atau rapat-rapat.

4.      Menyelenggarakan kegiatan organisasi yang bersifat rahasia.

5.      Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau kunjungan.

6.      Menyelenggarakan pengaturan aktivitas sekretariat sebagai tempat organisasi.

7.      Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang dan menyediakan fasilitas teknologi transfer informasi, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan pokok organisasi.

PRINSIP

Berikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan administrasi kesekretariatan dengan baik adalah antara lain :

1. Jelas. Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal.
2. Sederhana. Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis.
3. Fleksibel. Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi.
4. Bermetode. Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.
5. Sistem Kesatuan. Berada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi.

TATA LAKSANA

Dalam pembahasan kali ini, fokus dari pembahasan penatalaksanaan Administrasi Kesekretariatan adalah mengenali, mengerti dan memahami hal-hal yang mencangkup penjelasan dinamika peranan dari Sekretaris, seluk-beluk kegiatan surat-menyurat, penanganan ekspedisi surat, pengarsipan dokumen organisasi dan sistem transfer informasi.

Dinamika Sekretaris

Secara tidak langsung dalam kesuksesan perjalanan suatu organisasi sangat tergantung dari peran yang dilakoni oleh individu seorang Sekretaris beserta perangkat sumber daya kesekretariatannya. Seorang Sekretaris adalah aktor utama sebagai konseptor (Initiator) dalam dunia ketatausahaan dimana dalam melakukan kewajibannya haruslah  didukung anggota kesekretariatan yang bertindak sebagai pekerja (Worker) dan memiliki fasilitas sekretariat organisasi atau teknologi penunjang lainnya.

Pada dasarnya, pekerjaan Sekretaris dapat dibagi menjadi tiga tugas, yaitu :

1. Tugas Rutin

Adalah tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau sudah harus dilaksanakan tanpa menunggu waktu, sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian deskripsi tugas yang meliputi :

1. Menyusun dan mengurusi surat (Korespondensi).
2. Menata arsip dokumen (berkas).
3. Menerima dan melayani tamu organisasi.
4. Mengatur jadwal acara kegiatan internal dan eksternal organisasi.
5. Menyiapkan pembuatan laporan kegiatan organisasi.

2. Tugas Instruksi

Ialah tugas-tugas yang tidak selalu dilaksanakan oleh Sekretaris setiap hari, tetapi hanya dilakukan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan.3. Tugas Kreatif

Merupakan tugas atas prakarsa Sekretaris, yakni tanpa diminta atau diperintah oleh pimpinan. Tugas ini merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu hal dikerjakan, sehingga dapat membantu kelancaran pencapaian tujuan organisasi dan meringankan beban pekerjaan pimpinan yang meliputi :

1. Membuat perencanaan program kerja.
2. Pemantapan kepribadian dan pengembangan diri.
3. Efisiensi dan efektifitas pekerjaan.
4. Memahami peraturan atau keadaan organisasi tempat bekerja.

 

Posisi sekretaris dalam organisasi

		Peran dan tanggung jawab ‘STI” (Strategis – Teknis – Pendukung) Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan : 1.       Peran Strategis, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan peformen organisasi melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar 2.      Peran teknis, peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. (dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris akan semakin intensif) 3.      Peran pendukung, Peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan aoutgoing) Kualifikasi Skretaris Organisasi
	1. Pengetahuan     a. Mempunyai pengetahuan yang luas     b. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan         tugas pokok organisasi     c. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang         tugasnya     d. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan         peralatan perkantoran     e. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa         Indonesia dan bahasa asing 2. Keterampilan a.    Mampu menyusun laporan b.    Mampu berkorespondensi c.    Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing d.    Manpu menggunakan teknologi perkantoran 3.  Kepribadian      a. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik      b. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi      c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran,           keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta  tang.jawab  PEMBUKUAN KEUANGAN Jenis I : tgl Aktivitas Debet Kredit Saldo Jenis II : Debet Kredit Tanggal Aktivitas Saldo Tanggal Aktivitas Saldo Perhatikan bahwa pembukuan harus dilengkapi dengan tanda bukti pengeluaran (bon, kuitansi, dll)